Từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh?

Xuất khẩu lao động Nhật Bản đang là hướng đi đổi đời được hàng ngàn lao động Việt Nam lựa chọn trong năm 2026. Tuy nhiên, sau khi trải qua vòng tuyển dụng căng thẳng, câu hỏi khiến nhiều ứng viên trăn trở nhất chính là: Từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh? Việc nắm rõ mốc thời gian và quy trình chuẩn không chỉ giúp người lao động giải tỏa tâm lý sốt ruột mà còn giúp gia đình có sự chuẩn bị chu đáo về mặt tài chính lẫn tinh thần trước ngày lên đường.

Thấu hiểu được tâm lý đó, bài viết này Công ty Cổ phần Deco Quốc tế sẽ phân tích tường tận, bóc tách từng giai đoạn trong quy trình sau trúng tuyển để đưa ra câu trả lời chính xác nhất cho thắc mắc từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Tổng quan thời gian: Từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh?

Thông thường, khoảng thời gian trung bình tính từ ngày bạn nhận được thông báo trúng tuyển chính thức từ phía xí nghiệp Nhật Bản cho đến ngày cầm vé máy bay xuất cảnh sẽ dao động trong khoảng từ 4 đến 6 tháng. Đối với một số đơn hàng đặc thù hoặc đơn hàng bay gấp, thời gian có thể rút ngắn xuống còn 3 đến 3.5 tháng. ngược lại, những đơn hàng xây dựng hoặc đơn hàng gặp trục trặc về giấy tờ từ phía nghiệp đoàn có thể kéo dài từ 7 đến 8 tháng.

Sự chênh lệch thời gian này phụ thuộc vào tốc độ hoàn thiện hồ sơ của học viên, thời gian thẩm định hồ sơ của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản và yêu cầu trình độ tiếng Nhật của từng đơn hàng. Để hiểu rõ vì sao lại cần khoảng thời gian như vậy, chúng ta hãy cùng đi sâu vào lộ trình chi tiết ngay dưới đây.

2. Quy trình xử lý hồ sơ và thủ tục sau khi trúng tuyển đơn hàng

Nhiều lao động lầm tưởng rằng cứ đỗ phỏng vấn xong là có thể bay ngay lập tức. Trên thực tế, câu trả lời cho việc từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh nằm ở chính các bước làm thủ tục giấy tờ mang tính pháp lý bắt buộc giữa hai quốc gia.

Bước 1: Khám sức khỏe định kỳ và hoàn thiện hồ sơ gốc

Ngay sau khi trúng tuyển, trong vòng 3 - 5 ngày, lao động sẽ được cán bộ tuyển dụng của DECO hướng dẫn đi khám lại sức khỏe tổng quát tại bệnh viện đủ tiêu chuẩn cấp phép cho người đi nước ngoài làm việc. Song song với đó, bạn cần hoàn thiện các giấy tờ cá nhân như: Hộ chiếu, tư pháp số 1, căn cước công dân công chứng, khai sinh, bằng cấp cao nhất... để dịch thuật sang tiếng Nhật.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ gửi sang Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản

Sau khi nhận đủ giấy tờ từ lao động, phòng đối ngoại của công ty phái cử sẽ tiến hành rà soát, dịch thuật, công chứng và gửi toàn bộ hồ sơ sang phía Nghiệp đoàn/Xí nghiệp Nhật Bản. Bước này thường mất khoảng 2 đến 3 tuần.

3. Giai đoạn chờ cấp tư cách lưu trú (COE) - Yếu tố quyết định thời gian bay

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) là tấm vé thông hành bắt buộc do Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp. Đây chính là yếu tố cốt lõi chi phối trực tiếp đến việc từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh.

Thời gian xét duyệt COE thông thường của Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản kéo dài từ 2 đến 4 tháng kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong giai đoạn này, phía Nhật Bản sẽ kiểm tra rất kỹ tính xác thực của hồ sơ bao gồm lịch sử làm việc, thông tin gia đình và năng lực tài chính của đơn vị tiếp nhận. Nếu hồ sơ của bạn rõ ràng, không có sai sót hay có người thân từng lưu trú bất hợp pháp tại Nhật, COE sẽ được cấp đúng hạn, giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi.

4. Thời gian đào tạo tiếng Nhật và kỹ năng nghề tại trung tâm phái cử

Khoảng thời gian chờ COE không phải là thời gian "chết". Toàn bộ học viên sau khi đỗ đơn hàng sẽ được tập trung tại trung tâm đào tạo của DECO để học tiếng Nhật chuyên sâu và định hướng văn hóa làm việc.

Một khóa học tiếng Nhật tiêu chuẩn cho người đi XKLĐ kéo dài từ 4 đến 6 tháng. Mục tiêu là giúp các bạn đạt trình độ tương đương sơ cấp (bài 20 đến bài 25 giáo trình Minna no Nihongo), giao tiếp cơ bản được với chủ xí nghiệp, biết đọc các biển báo an toàn lao động và hiểu rõ các quy định pháp luật Nhật Bản. Việc học tiếng tốt cũng đồng thời song hành cùng thời gian làm giấy tờ, vì vậy việc bạn chăm chỉ học tập sẽ giúp bạn sẵn sàng xuất cảnh ngay khi có COE mà không lo bị chậm trễ do chưa đạt yêu cầu ngôn ngữ.

5. Xin Visa (Thị thực) tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản

Sau khi có giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) gửi từ Nhật Bản về Việt Nam, công ty phái cử sẽ tiến hành nộp hồ sơ lên Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để xin cấp thị thực (Visa) lao động.

Thời gian xét duyệt Visa thông thường dao động từ 7 đến 15 ngày làm việc. Nếu không có vấn đề gì bất thường, Đại sứ quán sẽ cấp Visa dán thẳng vào hộ chiếu của người lao động. Lúc này, câu hỏi từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh đã đi đến chặng đường cuối cùng.

6. Quy trình đặt vé máy bay và hoàn tất thủ tục xuất cảnh tại Việt Nam

Khi đã nắm chắc trong tay cả COE và Visa, phòng vé của công ty XKLĐ DECO sẽ liên hệ với các hãng hàng không để đặt lịch bay phù hợp nhất theo thỏa thuận với phía nghiệp đoàn Nhật Bản. Thời gian chờ bay sau khi có Visa thường chỉ mất từ 1 đến 2 tuần.

Trước ngày bay khoảng 2 - 3 ngày, học viên sẽ được bàn giao đầy đủ hồ sơ gốc bao gồm: Hộ chiếu (đã dán visa), vé máy bay, hồ sơ năng lực, hướng dẫn các vật dụng được mang và không được mang theo lên máy bay, cũng như số điện thoại liên lạc khẩn cấp của nghiệp đoàn tại Nhật Bản.

7. Những lý do khách quan khiến thời gian xuất cảnh có thể bị kéo dài hơn dự kiến

Trong thực tế làm nghề, có không ít trường hợp lao động thắc mắc tại sao cùng đỗ đơn hàng một ngày mà bạn mình đã bay còn mình thì chưa. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến tác động đến việc từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh bị chậm trễ:

• Hồ sơ cá nhân bị lỗi: Thông tin trên Căn cước công dân, giấy khai sinh, hộ khẩu cũ không đồng nhất về ngày tháng năm sinh hoặc sai lệch ký tự chữ cái, buộc phải làm thủ tục cải chính tư pháp gây mất thời gian.
• Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản quá tải: Vào các kỳ xét duyệt cao điểm (như kỳ nhập học, kỳ tuyển dụng lớn đầu năm), số lượng hồ sơ đổ về Cục quá lớn khiến thời gian trả COE bị chậm hơn từ 1 - 2 tháng so với thông thường.
• Sự cố từ phía xí nghiệp tiếp nhận: Một số doanh nghiệp Nhật Bản gặp biến động về tài chính, tiến độ công trình bị lùi lại hoặc thay đổi kế hoạch tiếp nhận nhân sự ngoài ý muốn.
• Sức khỏe của người lao động biến động: Phát sinh các bệnh lý đột xuất trước khi bay hoặc không đạt yêu cầu sức khỏe kiểm tra lần cuối từ phía nghiệp đoàn.

8. Bí quyết từ DECO giúp lao động rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi xuất cảnh

Để rút ngắn tối đa khoảng thời gian từ lúc đỗ phỏng vấn đơn hàng sau bao lâu thì được xuất cảnh, Công ty Cổ phần Deco Quốc tế luôn tối ưu hóa quy trình làm việc chuẩn chỉnh và đưa ra những lời khuyên hữu ích dành cho người lao động:

Thứ nhất, hãy chuẩn bị đầy đủ và chuẩn xác các giấy tờ cá nhân ngay từ khi đăng ký tham gia thi tuyển, tránh để nước đến chân mới nhảy.

Thứ hai, tuân thủ nghiêm túc lịch học tiếng Nhật và rèn luyện thể lực tại trung tâm để đảm bảo không bị giữ lại vì lý do kém ngoại ngữ.

Thứ ba, lựa chọn các công ty phái cử uy tín có bộ phận đối ngoại chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm xử lý hồ sơ khó như DECO để đảm bảo tỷ lệ đỗ COE cao nhất ngay từ lần nộp đầu tiên.